Évènementiel: Minimiser le taux de «no-show»

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Aujourd’hui, les évènements professionnels se multiplient et les personnes sont de plus en plus sollicitées. Il devient difficile de faire son choix et surtout de s’y tenir. En effet, beaucoup de personnes s’inscrivent pour participer à des séminaires mais quel pourcentage se déplace réellement ?  Les chiffres sont variables en fonction des régions, mais la moyenne se situe autour de 50% de no-show.

Alors, comment se démarquer et générer un maximum de trafic le jour J ?

SmartBeez vous livre ses conseils pour réussir votre évènement :

  • Préparez

Un évènement se prépare au minimum 1 mois à l’avance. Vous devez penser à tout : la restauration (un buffet d’accueil est souvent le bienvenu), la réservation du lieu (plus il est attractif, plus vous aurez de présents, privilégiez les hôtels de bon standing qui proposent des services de qualité), la disponibilité des intervenants, la date (en évitant les périodes de congés scolaires et en favorisant les journées opportunes comme le mardi ou le jeudi) et le matériel nécessaire (chaises, tables, rétroprojecteur, micro).

  • Valorisez

Pour motiver les personnes à se déplacer à votre évènement, il faut mettre en avant les avantages à y participer : abordez un thème porteur, faites intervenir un expert et donnez des exemples concrets par le biais d’un témoignage client.  Vous pouvez également remettre un cadeau aux participants (goodies), organiser un tirage au sort et faire gagner un produit high-tech ou encore proposer une animation ludique. La société HR Access a ainsi clôturé son séminaire annuel de 300 participants par le  spectacle de Nicolas Canteloup. Symantec, éditeur de logiciels informatiques, proposait  un cours d’œnologie d’une heure lors de son road show 2011.

  • Invitez

Adressez vos invitations, par e-mail ou courrier postal, à l’ensemble de vos contacts : clients et prospects.  Vous augmentez vos chances d’avoir davantage de présents, sachant qu’un client déjà identifié sera plus disposé à venir voir un fournisseur/prestataire de sa connaissance.

Demandez également à vos sponsors, partenaires et commerciaux de relayer l’invitation. Et si vous avez suffisamment de budget, louez des bases de données de contacts opt-in et/ou communiquez sur un site référent.

  • Appelez

Quel que soit l’envergure de votre évènement, que vous attendiez 10 ou 100 participants, vous devez impérativement contacter tous les inscrits pour valider de leur présence. En effet, un simple appel téléphonique contribuera à maintenir les personnes engagées.

En plus de l’e-mail de confirmation que vous leur adressez, n’hésitez pas à leur envoyer un SMS de rappel à J-2. Il existe désormais sur Internet des plateformes d’envoi de messages instantanés, extrêmement abordables,  qui peuvent vous permettre de personnaliser vos SMS.

  • Accueillez

Vous devez accueillir, identifier et orienter les présents dès leur entrée dans le lieu de réception. En tenant un listing à jour, vous connaitrez les absents et vous pourrez les recontacter afin de comprendre pourquoi ils ne sont pas venus et qu’est-ce qui pourraient les inciter à se déplacer à l’avenir. Vous gagnerez  ainsi de précieux conseils qui pourront vous aider à réajuster certains points de votre organisation.

Au même titre, à l’issue de  votre évènement, n’hésitez pas à recueillir les commentaires et impressions des présents, de vive voix ou via une fiche d’appréciation.

Rédigez un compte-rendu et mettez-le en ligne de façon à ce que tout le monde puisse y avoir accès : vos collègues et votre direction, les participants, les intervenants, les absents et les agences presse.

Organiser un événement, petit ou grand, n’est pas une mince tâche. Vous devrez tenir compte de nombreux détails tout au long de sa mise sur pied. Mais sachez que la clef du succès réside dans votre capacité à mettre en évidence les qualités et les forces de votre colloque, convention ou conférence. Alors pour cela, soyez inventif et créez l’évènement !

 

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